Como realizar una cotización

En algunas ocasiones, la cotización se confunde con el presupuesto o con una estimación. Sin embargo, estos tres conceptos no significan lo mismo.

El presupuesto se refiere a los recursos económicos que tiene una empresa o un cliente para invertir en uno o varios productos, servicios, proyectos.

La cotización es el documento donde se le expone a esa empresa o cliente lo que costará ese servicio, producto o proyecto en el que está interesado.
Por lo tanto, la cotización comercial se envía a un posible cliente para que este haga una evaluación y considere si tiene el presupuesto suficiente para contratar a esa empresa o negocio.

Finalmente, la estimación es solo una suposición aproximada de lo que costaría un trabajo. No tiene el nivel de detalle requerido en una cotización.

¿Cómo hacer una cotización en 7 pasos?

1. Verifica la información de contacto de tu empresa

El primer punto para elaborar una cotización es añadir la información de contacto de tu empresa. De este modo, garantizarás que tu cliente dispone de los datos esenciales para establecer la comunicación con tu compañía en cualquier momento.

Ya sea que forme parte del cuerpo del texto o que aparezca en otras secciones del documento (como el encabezado o a pie de página), asegúrate de incluir:

• Nombre de la empresa
• Dirección de la empresa
• Datos de contacto generales de la empresa (teléfonos, correo electrónico, sitios web)
• Responsable de elaborar la cotización y sus datos específicos (nombre, puesto, extensión telefónica, correo)

2. Identifica los detalles de la cotización

Al hacer una cotización comercial es importante anotar los datos específicos de cada documento, pues cada cotización es una negociación única. Debes incluir información complementaria como:

• Número de seguimiento
• Fecha de elaboración
• Vigencia de la cotización

Recuerda que los productos o servicios que ofreces se elaboran a partir de condiciones de tiempo específicas, por ello debes cerciorarte de que la información sobre el periodo de vigencia sea clara.

3. Completa la información de tu cliente

Así como el cliente tiene los datos de la empresa para establecer contacto, la empresa debe tener información del consumidor para que tú u otros miembros de tu equipo puedan comunicarse con él cuando sea necesario. Los datos mínimos que debes considerar son:

• Nombre del contacto empresarial
• Empresa
• Datos de contacto de tu cliente

Recuerda que dicha información es vital para cada cotización.

4. Realiza una descripción del trabajo

Este elemento es una síntesis del producto o servicio a comercializar. Procura escribir un resumen de un párrafo; no omitas los detalles que ayuden a tu cliente a entender la relación del precio establecido con el trabajo que se realizará. Debes mencionar al menos la siguiente información:

• Detalle del proyecto
• Descripción de pasos
• Tiempo estimado de cada proceso
• Fecha de entrega tentativa

Asegúrate de contar con la información correcta para hacer tu cotización comercial (tus recursos, tus gastos, tus tiempos). Verifica con tu cliente los detalles del proyecto en cuestión. Aclara cualquier duda o factor adicional directamente con él para que no haya deficiencias o malentendidos que alteren el cálculo presentado en la cotización.

5. Especifica tus costos detalladamente

Este es un apartado importante porque para tu cliente resulta relevante entender la relación entre el producto o servicio que desea adquirir y su precio final. Al tratarse de cantidades monetarias, se debe realizar un apartado en el que aparezcan las cantidades, precios unitarios y totales para la adquisición o compra final.

Además, asegúrate de incluir un desglose específico del cargo de impuestos de acuerdo con las leyes fiscales de tu país. Por último, verifica que tu cotización reúna la descripción, cantidad, precio y cálculo de los siguientes rubros:

• Nombre del producto o servicio
• Cantidad solicitada
• Precio por unidad
• Precio total
• Subtotal
• Impuestos
• Total, de cotización

Te recomendamos distribuir estos datos en una tabla, de esta manera será más fácil localizar la información en el momento que se desee.

6. Obtén la firma del cliente

Es un apartado indispensable, ya que aquí se registra la aprobación o visto bueno de tu cliente a través de su firma. La cotización determina los detalles del producto o servicio solicitado y los costos, por lo que, tanto el cliente como el proveedor, deben llegar a un acuerdo en el que ambos estén satisfechos. No dejes pasar los datos siguientes en esta sección:

• Nombre del cliente
• Descripción del puesto
• Nombre de la empresa

De nueva cuenta, la cotización comercial es un referente en el cierre de venta, por eso la información y aceptación del precio deben ser muy claras y específicas.

7. Revisa los términos y condiciones de la cotización

Por último, es conveniente revisar los términos y condiciones, ya que en algunos casos la cotización puede modificarse a causa de cambios en el contexto que perjudiquen la situación original para la cual la cotización fue creada.

Si el cliente solicita cambios durante el proceso de trabajo, eso puede modificar el precio de la cotización. Por eso es necesario establecer y cumplir con:

• Disposiciones legales
• Requisitos
• Reglas
• Especificaciones
• Estándares de calidad

Cada cotización debe ser específica y meticulosa en todos los aspectos que la componen. De esta forma te aseguras de que el producto o servicio que el cliente obtendrá se ajusta al precio final y condiciones acordadas.
Si tú o el cliente incumplen los términos establecidos, es natural que haya ajustes a la cotización y los términos deben indicar cómo se asumirán si eso sucede.